INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DATI PERSONALI
Ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 679/2016

Gentile utente,

con il presente documento intendiamo fornirti tutte le informazioni necessarie in merito al trattamento dei dati personali raccolti daHonBoardsrl in qualità di Titolare del trattamento, nell’ambito della realizzazione e gestione dei progetti e degli eventi.

Per ogni chiarimento in relazione alla presente informativa, puoi rivolgerti al Titolare del trattamento, utilizzando i contatti indicati all’apposito paragrafo.

 

1. Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento è HonBoardSrl con sede legale in Viale S. Michele del Carso 10 – 20144 Milano, e sede operativa presso BASE, via Bergognone 34 – 20144 Milano.

È possibile contattare il Titolare anche attraverso la seguente e-mail: privacy@honboard.com

 

1. Interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare i dati personali relativi a tutti i soggetti coinvolti a vario titolo nei progetti portati avanti dal Titolare per conto dei propri Clienti. Tra questi possono rientrare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

1. Operatori clinici (es. infermieri e OSS, medici, farmacisti, psicologi)

2. Ricercatori scientificiappartenenti a enti di ricerca pubblici o privati

3. Pazienti, ex-pazienti e caregiver

4. Giornalisti, media partner, influencer, testimonial            

5. Fornitori di prodotti e servizi per la realizzazione degli eventi legati al progetto

6. Referenti di enti pubblici coinvolti negli eventi legati al progetto

 

1. Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento dei dati personali è strettamente legato alle seguenti finalità:

1. realizzarei progetti ed eventuali iniziative ed eventi correlati (base giuridica: esecuzione di un contratto)

2. inviare comunicazioni sugli eventi e/o sulle attività previste dal progetto (base giuridica: esecuzione di un contratto)

3. rilevare la soddisfazione dei partecipanti ad un evento/iniziativa (base giuridica: esecuzione di un contratto)

4. inviare comunicazioni istituzionali non strettamente connesse al progetto ma ad altre iniziative ed eventi simili (base giuridica: legittimo interesse del Titolare)

5. rispettare adempimenti legali e obblighi normativi previsti da leggi, regolamenti, contratti (base giuridica: ottemperanza ad obblighi di legge)

6. gestire eventuali contestazioni, reclami e contenziosi (base giuridica: legittimo interesse del Titolare)

Qualora il Titolare dovesse aggiungere altre finalità di trattamento diverse da quelle descritte, adeguerà la presente informativa e chiederà il consenso al trattamento (se dovuto) nella modalità più opportuna.

 

1. Tipologia e fonte dei dati trattati

I dati personali dei soggetti indicati al punto 2 potrebbero essere raccolti direttamente presso gli interessanti in occasione di eventi e iniziative nell’ambito dei progetti. Potrebbero essere anche comunicati al Titolare da altri Titolari, ad esempio le associazioni di pazienti o altri organismi coinvolti nel progetto. HonBoard raccoglie solo i dati personali strettamente necessari all’organizzazione e realizzazione delle attività progettuali e all’invio delle relative comunicazioni; può trattarsi quindi a titolo esemplificativo di nome, cognome, indirizzo e-mail, recapito telefonico, indirizzo, riferimenti dell’organizzazione di appartenenza.

In occasione degli eventi pubblici, oppure più in generale durante la realizzazione del progetto, possono essere prodotti materiali audio-visivi (foto, video degli eventi, interviste video e /o audio). Il materiale così raccolto potrà essere destinato, nel pieno rispetto della normativa vigente e preservando la tutela, la dignità e il decoro delle persone, alla pubblicazione sul sito web e sulle piattaforme social di HonBoarde/o degli altri partner di progetto.

Visto l’ambito di operatività del Titolare, il trattamento potrebbe occasionalmente e indirettamente avere per oggetto anche dati di natura sensibile, ai sensi dell’art. 9 Capo I (“categorie particolari di dati personali”) del Regolamento (ovvero quei dati “…idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”). Tale trattamento viene eseguito solo quando sussistono le condizioni di legittimità previste dall’art. 9 del Regolamento UE 679/2016.

 

1. Modalità e durata del trattamento

Il trattamento è effettuato prevalentemente attraverso strumenti informatici, mediante memorizzazione su piattaforme di tipo Cloud e risorse aziendali locali.L'accesso a questi dati è riservato al solo Titolare del trattamento, ai suoi incaricati e ai Responsabili formalmente autorizzati, se del caso. Il trattamento può in minor misura essere effettuato anche in modalità cartacea; la documentazione contenente dati personali è custodita in archivi debitamente protetti.

I dati personali sono conservati per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono raccolti e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia. Gli interessati potranno richiedere in qualunque momento la cessazione del trattamento, contattando il Titolare.

Il Titolare ha adottato adeguate misure di sicurezza di tipo fisico, logico ed organizzativo al fine di garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati.

 

1. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati è in generale facoltativo, ma funzionale alla realizzazione del progetto e quindi al rispetto degli obblighi contrattuali del Titolare. In caso di mancato conferimento dei dati, non sarà possibile aderire e partecipare al progetto, restare aggiornati sulle iniziative o accedere alle opportunità collegate al progetto.

In caso di trattamenti legati ad adempimenti normativi, il conferimento dei dati è necessario.

Per i trattamenti che dovessero richiedere consenso, l’Interessato potrà in qualsiasi momento revocarlo rivolgendosi al Titolare.

 

1. Ambito di comunicazione e diffusione

I dati personali potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori del Titolare, che sono formalmente incaricati e autorizzati al trattamento e ricevono al riguardo adeguate istruzioni operative.

Inoltre, i dati potranno essere trattati da persone giuridiche o fisiche esterne che potrebbe essere necessario coinvolgere nell’ambito della gestione del progetto ovvero per esigenze organizzative delle attività. Tali soggetti sono nominati, se del caso, Responsabili esterni del trattamento.

HonBoard potrà anche comunicare i dati ad altri soggetti terzi a seguito di obblighi previsti dalla legge o dal contratto (es. Enti pubblici, Autorità di controllo, Forze di Polizia, Istituti bancari etc.).

Il Titolare utilizza i servizi di alcuni fornitori che possono archiviare dati anche fuori dalla UE o dallo Spazio Economico Europeo. Ovefosse necessario trasferire i dati all’esterno di tale perimetro, i fornitori del Titolare garantiscono la conformità ai Data Privacy Framework UE-USA e applicano Clausole Contrattuali Standard come previsto dal Capo V del Regolamento.

I dati personali non saranno in alcun modo diffusi senza specifica autorizzazione.

 

1. Diritti dell'Interessato

Il Regolamento Europeo riconosce all’Interessato numerosi diritti che vi chiediamo di considerare attentamente (artt. 15-22 del GDPR) .Ricordiamo in particolare i diritti di:

• accesso dell’interessato:

  • conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano;

  • comunicazione del trasferimento dei dati a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;

  • ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento (se e solo se non vengono lesi diritti e libertà altrui);

• rettifica;

• cancellazione totale (diritto all’oblio);

• limitazione di trattamento;

• obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento;

• portabilità dei dati;

• opposizione.

L’interessato ha altresì il diritto di ricevere una comunicazione tempestiva in caso di una violazione dei dati personali che possa danneggiare la sua dignità e libertà.

Infine, l’Interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo Italiana - Garante per la protezione dei dati personali – Piazza Venezia 11 – 00187 Roma – urp@gpdp.

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HonBoard - informativa privacy progetti

​Versione del 13.11.2023

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